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Está sem jeito para realizar as cobranças da sua escola?

Sabemos o quanto é importante para sua escola garantir os recebimentos das cobranças em dia, além disso entendemos que trabalhar com cobrança é uma tarefa bem delicada. Cobrar um aluno ou familiar inadimplente nunca é fácil, mas pode ser mais difícil se você não souber algumas técnicas. Os estágios do processo de uma cobrança escolar podem ser divididos de muitas formas, afinal cada escola tem suas próprias regras, por exemplo, os pagamentos vencidos após 30 dias são definidos como inadimplência; em outras, isso só ocorre com 60 dias. O importante é trabalhar com estratégias e ferramentas que facilitem a cobrança em etapas para lembrar e cobrar quando necessário.


Cobrança para instituições de ensino

Cobrança Preventiva: Antes e na data do vencimento Na cobrança preventiva, o contato é feito antes do vencimento, e deve soar apenas como um lembrete. Nesse caso, notificações por e-mail, SMS, por whatsapp ou por algum aplicativo da escola, já ajudam no processo a não deixar passar esquecido a data do pagamento.


Nessa fase, é válido contar com um sistema que automatize essas notificação com uma régua de cobranças, ajudando a estruturar a cobrança desde o primeiro contato. Assim, é possível enviar lembretes de vencimento, mensagens com boletos, links de pagamentos, tudo automaticamente facilitando ainda mais o pagamento.


Cobrança Instantânea: Até 5 dias após o vencimento

Se as ações preventivas não surtiram efeito e a parcela entrou em atraso, é o momento da sua escola entrar no próximo estágio da cobrança. Nessa etapa, a escola deve confirmar as baixas de pagamento, pois como os atrasos são recentes, a confirmação do pagamento pode demorar alguns dias até mesmo para a compensação de boletos.


Cobrança Extrajudicial: Após 5 dias de vencimento

Também conhecida como “Cobrança Amigável”, a cobrança extrajudicial possibilita que o aluno ou familiar e a escola possam negociar o valor, a data e a forma de pagamento, sem intervenção jurídica. Na cobrança amigável, a intenção da escola deve ser de não só alertar sobre os prejuízos, mas também, de oferecer uma negociação.

O conteúdo da mensagem desse tipo de cobrança, deve ser breve e formal, com todo cuidado para não parecer ofensivo e acabar piorando ainda mais a situação, pense sempre em criar um relacionamento que faça seu cliente se sentir confortável mesmo em um momento delicado como esse.


Encaminhamento para a Cobrança Judicial Após 90 dias de vencimento Após 90 dias de atraso no pagamento, já é possível negativar o nome do responsável ou entrar na justiça para reaver o valor. Porém, de acordo com o PROCON, essas medidas legais só devem ser iniciadas se já tiver existido tentativa de negociação por parte da escola.


Canais de Cobrança

Definir os canais de comunicação da cobrança também é muito importante! Tão importante quanto criar uma mensagem de cobrança é saber em que meio enviar elas, pois dependendo do canal pode ser de dificil acesso ao público da sua instituição, nessa parte é necessário entender onde seu público deseja ser atendido para que a comunicação seja de forma mais fluída, tendo assim mais facilidade na hora do pagamento. Atualmente, o contato com os responsáveis podem ser realizados por whatsapp, email, SMS e muitos outros.

Após escolher o canal e como serão cada uma das mensagem e assionamentos , é importante montar uma régua de cobrança que atenda aos diversos perfis de atrasos, realizando uma combinação de canais para uma cobrança e comunicação mais efetiva.


Já percebeu que a maioria das empresas trabalham com chatbots como assistentes de atendimento ao cliente?

E para as instituições de ensino não é diferente, esse tipo de tecnologia atua em diversos canais falicitando as empresas a estarem onde seus clientes estão como em sites, redes sociais, aplicativos de mensagens e ligações, trata-se de uma maneira inovadora de se relacionar com o consumidor. Concentrando todos os seus canais de atendimento em um só lugar para você não perder nenhum contato e trabalhando com tecnologia de última geração, entendendo o histórico de cada cliente, buscando pelo seu cpf dados importante como ultimo pagamento, parcelas atrasadas e disponibilizando link para pagamentos de forma mais prática para realização do pagamento automático.


Há vários benefícios em utilizar um atendimento automatizado com chatbot, como:

  1. Disponibilidade 24/7: Chatbots estão sempre disponíveis para interagir com os usuários, independentemente do horário do dia ou da noite, permitindo que as empresas ofereçam suporte e atendimento ao cliente a qualquer momento.

  2. Redução de custos: Chatbots podem ajudar a reduzir os custos de atendimento ao cliente, eliminando a necessidade de uma grande equipe para responder às perguntas dos usuários.

  3. Aumento da eficiência: Os chatbots podem lidar com várias conversas simultaneamente, economizando tempo e aumentando a eficiência do atendimento ao cliente.

  4. Personalização: Chatbots podem ser programados para fornecer respostas personalizadas aos usuários, com base em suas necessidades e preferências, seja uma campanha de cobrança ou até mesmo para recrutamento de novos alunos.

  5. Aumento da satisfação do cliente: Com respostas rápidas e precisas, chatbots podem melhorar a experiência do usuário e aumentar a satisfação do cliente, pois facilitam ainda mais a comunicação.

  6. Coleta de dados: Além de todos os benefícios os chatbots podem coletar informações valiosas sobre os usuários, como preferências, histórico de compras e problemas comuns, que podem ser usados para melhorar os serviços e produtos da empresa.


Fluxograma para instituições de ensino

Quer saber como um fluxo de cobrança automatizado pode fazer sua instituição se destacamos atendimento? Separamos um documento com tudo que você precisa saber!


A Virtual Connection destaca-se na excelência da qualidade em soluções inteligentes no atendimento ao cliente há 13 anos. Caminhamos em conjunto com as transformações digitais e para isso contamos com qualificação constante de nossa equipe, tecnologia e métricas sofisticadas com as melhores estratégias para o seu negócio decolar com Inteligência Artificial em serviços conversacionais através de Chatbots.

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